当我在一家 B 轮融资的 SaaS 创业公司领导工程团队时，我们几乎试过市面上所有的项目管理工具。我们在 Jira、Trello、Monday.com 和其他几个工具之间反复切换，最后选定了 Asana——也是坚持用下来的那个。四年过去了，我仍然向我咨询的大多数远程团队推荐它。
根据 McKinsey 2024 年远程工作状态报告，实施良好项目管理工具的团队比仅依赖邮件和聊天的团队生产力高出 20%。这里的关键词是”实施良好”——工具本身的好坏取决于你如何设置它以及团队如何使用它。
在本指南中，我将分享我在使用 Asana 进行远程项目管理中学到的一切：如何设置、如何组织项目、需要避免的常见陷阱，以及那些让它特别适合分布式团队的功能。
为什么 Asana 适合远程团队
在深入了解使用方法之前，让我们先谈谈为什么。是什么让 Asana 特别适合远程团队？
可视化的清晰度：当你不能拍拍别人的肩膀问他们在做什么时，你需要一个让工作一目了然的工具。Asana 的多种视图（列表、看板、时间线、日历、工作量）让每个人都能以最适合自己的方式了解工作进展。
清晰的归属：每个任务都有唯一的负责人，所以永远不会混淆谁该负责什么。这在远程团队中尤其重要，因为模糊不清会导致延误。
友好的异步模式：你可以更新任务、留下评论或更改状态，而无需安排会议。整个团队随时了解情况，不必在同一时间出现在同一地点。
集成能力：Asana 与远程团队已经在使用的大多数工具集成——Slack、Google Workspace、Microsoft Teams、Zoom、GitHub 等等。这意味着信息在工具之间流动，而不是困在孤岛上。
当然，Asana 并不完美。对于大型团队来说可能会变得昂贵，如果你刚起步，定制选项可能会让人不知所措，对于需要大量缺陷追踪或敏捷开发功能的团队来说也不是最佳选择（这方面 Jira 仍然更出色）。但对于大多数知识工作团队——市场、运营、产品、设计和跨职能项目——它很难被超越。
为远程团队搭建 Asana
工作区和团队结构
你需要做对的第一件事是工作区结构。一个常见的错误是创建太多或太少的团队——两者都会导致对工作归属的困惑。
以下是我推荐给大多数远程团队的结构：
- 一个工作区供整个公司使用
- 团队与你的组织结构对应（工程、市场、产品、运营等）
- 项目组合用于跨团队的跨职能项目
- 每个团队内的项目用于具体的计划或持续的工作流
不要为每个小团体都创建一个团队——最终会导致人们成为 15 个不同团队的成员，错过重要更新。保持在主要部门层面，对于需要限制访问的工作，使用项目级别的隐私设置。
项目组织
在每个团队中，你会有多个项目。问题是：什么应该有自己的项目，什么应该作为分区或任务存在于现有项目中？
我用一个简单的经验法则：如果它有自己的时间线、预算或利益相关者群体，它可能值得拥有自己的项目。如果它是正在进行的工作流的一部分，它可以作为一个更广泛项目中的分区存在。
以下是我在远程团队中看到的一些常见项目类型：
- 营销活动：每个主要活动都有自己的项目，包含内容、设计、推广和分析任务
- 产品发布：跨职能项目，包含工程、市场、设计和客户成功的任务
- 冲刺规划：对于工程团队，每个冲刺都有一个包含用户故事和缺陷的项目
- 持续运营：内容日历、客户入职或人力资源流程等有自己的持续项目
视图：为工作选择合适的视图
Asana 的优势之一是你可以用多种方式查看同一个项目。以下是每种视图的适用场景：
- 列表视图：最适合详细的任务管理、按优先级或截止日期排序以及批量操作。这是你日常任务工作的主力视图。
- 看板视图：非常适合任务分阶段推进的可视化工作流。完美适用于内容流程、设计评审或任何有明确步骤的流程。
- 时间线视图（甘特图）：对于项目规划和了解依赖关系至关重要。当你需要了解任务如何关联以及何时交付时使用这个。
- 日历视图：适用于内容日历、活动策划或任何以日期为驱动且受益于月度视图的工作。
- 工作量视图：对于远程团队负责人来说，了解谁超负荷、谁有空闲容量至关重要。提前预防倦怠。
最优秀的团队根据他们正在做的事情使用多种视图。营销人员可能在内容流程中主要使用看板视图，但在承诺新的截止日期之前会检查时间线视图。
在 Asana 中进行远程项目管理的最佳实践
1. 让任务可执行且具体
模糊的任务是远程生产力的敌人。如果一个任务写着”做网站重新设计”，没人知道完成是什么样子，也不知道从哪里开始。
相反，写任务时要像交给一个完全没有上下文的人一样：
- 不好的：“修复登录页面”
- 好的：“修复登录页面的密码重置错误——用户报告点击重置链接后出现500错误”
包括：
- 需要做什么（标题）
- 为什么重要（描述中）
- “完成”是什么样子（验收标准或子任务）
- 相关背景、链接或资源
- 任何依赖关系
2. 一致地使用自定义字段
自定义字段是 Asana 最强大的功能之一，但只有在每个人都以相同方式使用它们时才有效。
我推荐几乎每个远程团队都使用的字段：
- 优先级：高/中/低——帮助人们决定接下来做什么
- 状态：未开始/进行中/受阻/完成——取代状态会议
- 工作量：小/中/大——有助于工作量规划
- 团队或职能：在跨职能项目中很有用，可以看出谁负责什么
为每个值的使用设定清晰的指导方针。例如，“受阻”只应该在任务因为负责人无法控制的事情而无法推进时使用——而且他们应该评论说明障碍是什么。
3. 自动化重复性工作
Asana 相比简单工具的最大优势之一是它的自动化引擎。你可以设置规则来处理所有通常落在项目经理或团队负责人身上的日常任务管理工作。
以下是每个远程团队都应该设置的一些规则：
- 当任务标记为”受阻”时，通知项目负责人
- 当任务截止日期临近时，向负责人发送提醒
- 当任务移至”完成”时，将其移至已完成分区并通知请求者
- 当创建的新任务没有负责人时，分配给团队负责人进行分类
- 当任务优先级变为”高”时，将其添加到团队的每周评审项目中
自动化节省了时间，但更重要的是，它确保了一致性。你不必依赖人们记住去做日常管理任务——工具会处理。
4. 设定沟通规范
当每个人都知道如何在其中沟通时，Asana 的效果最好。以下是我推荐的规范：
- 使用任务评论进行任务相关讨论，而不是 Slack 或邮件。这样可以保持工作的上下文，让后来加入的任何人都能阅读完整历史。
- 谨慎使用@提及——只提及需要看到消息的人。太多通知会导致人们忽略它们。
- 每天更新任务状态——这是团队不开会也能保持对齐的方式。如果每个人在下班前更新状态，整个团队早上就知道事情的进展。
- 不要用Asana进行实时对话——如果你需要快速回答或来回讨论，转到聊天或电话。Asana 用于异步的、有记录的沟通。
5. 使用项目组合实现跨团队可见性
在远程公司中，团队很容易在各自的孤岛上工作。项目组合通过提供多个项目的高层视图来帮助解决这个问题。
例如，你可能有一个”第三季度产品发布”项目组合，包含工程、市场和客户成功项目。任何人都可以查看项目组合仪表盘，了解：
- 哪些项目按计划进行、有风险或偏离轨道
- 关键里程碑及其日期
- 每个团队有多少工作
- 任何跨团队的障碍
对于那些需要随时了解情况、又不必每天检查 20 个不同项目的领导者来说，项目组合特别有价值。
常见陷阱及如何避免
项目太多
什么都想创建新项目很诱人。但是当你有数百个项目时，人们找不到他们需要的东西，工作也会重复。
解决方法：每季度进行一次项目审计。归档所有已完成或不活跃的项目。将相关的小型项目合并为带有分区的大型项目。
工具太多
当 Asana 成为任务管理的唯一真相来源时，它的效果最好。如果有些团队使用 Asana，有些使用 Trello 或 Jira，你就失去了使 Asana 有价值的跨职能可见性。
解决方法：选择一个主要工具用于全公司的项目管理。需要专门工具的团队（比如用 Jira 的工程团队）可以使用它们，但它们的工作应该在 Asana 中有高层级的呈现，以实现跨团队可见性。
过度设置的陷阱
不要在任何人使用之前花几周时间完善你的 Asana 设置。你会把它过度工程化，等到启动时，没人能理解为什么事情要这样组织。
解决方法：从简单开始。创建基本的团队结构、几个模板项目，然后根据实际使用情况迭代。你以后随时可以重组——增加复杂性比移除它容易得多。
只用作待办清单，而不是协作工具
Asana 不仅仅是一个写下任务的地方。它是协调工作、记录决策和保持团队对齐的地方。如果每个人只看自己的任务，你就错过了大部分价值。
解决方法：培训团队如何使用评论、状态更新和项目视图。以身作则——用 Asana 提供更新、提问和协调工作，而不是都在聊天中进行。
高级用户进阶技巧
一旦你掌握了基础知识，以下这些功能可以将你的远程项目管理提升到一个新的水平：
表单：使用 Asana 表单标准化工作请求的方式。不再通过 Slack、邮件和临时对话收到请求——一切都通过表单提交，所有你需要的信息都已经捕获。
依赖关系：将任务链接在一起，让每个人都了解在开始其他事情之前需要完成什么。对于工作顺序不总是可见的远程团队来说，这一点至关重要。
里程碑：将关键日期和交付物标记为里程碑，使它们在时间线和仪表盘中突出显示。非常适合产品发布、活动上线日期和法规截止日期。
目标：将项目工作与更高层级的公司目标联系起来。这帮助远程团队了解他们的工作如何为更大的图景做出贡献，当你不在办公室听领导层谈论这些时，这会更难。
工作量视图：如果你是管理者，用它来平衡团队的工作。远程工作可能导致工作分配不均——有些人不堪重负，而另一些人有空闲容量。工作量视图让这一点变得可见。
Gartner 预测，到 2026 年，75% 的组织将采用混合工作模式。像 Asana 这样的工具不再是锦上添花——它们是保持分布式团队对齐和生产力的基础设施。
我能告诉你的最重要的事情是：工具远没有你围绕它建立的习惯重要。我见过团队把 Asana 用得很糟糕，结果还不如用白板和便利贴的团队效率高。专注于基础——清晰的任务、一致的状态更新、良好的沟通规范——工具会支持这些习惯，而不是取代它们。
